MOPR Krosno - moprkrosno.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE SPRZEDAŻY
PODSTAWOWYCH ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH I PRZEMYSŁOWYCH
NA PODSTAWIE BONÓW ŻYWNOŚCIOWYCH
WYDAWANYCH PRZEZ MIEJSKI OŚRODEK POMOCY RODZINIE W KROŚNIE
DLA PODOPIECZNYCH.

 I.  NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Krośnie
ul. Piastowska 58, 38 - 400 Krosno
tel.: 13 43 204 59,
e-mail: poczta@moprkrosno.pl

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1. Oznaczenie według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 30.19.97.50 - 2 (Talony).
2. Postępowanie w sprawie  sprzedaży podstawowych artykułów spożywczych i przemysłowych na podstawie bonów żywnościowych wydawanych przez Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Krośnie dla podopiecznych.
3. Przedmiotem zamówienia jest sprzedaż podstawowych artykułów spożywczych i przemysłowych na podstawie bonów żywnościowych wydawanych przez Zamawiającego  dla podopiecznych MOPR w Krośnie w okresie od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. 
4. Bony żywnościowe uprawniać będą podopiecznych MOPR w Krośnie do nabycia podstawowych artykułów spożywczych i przemysłowych z wyłączeniem wyrobów alkoholowych i  tytoniowych.
5. Wykonawca w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zobowiązuje się do realizacji  bonów żywnościowych wystawianych przez Zamawiającego na rzecz osoby uprawnionej korzystającej z pomocy społecznej.
6. Realizacja bonów będzie polegała na wydawaniu przez Wykonawcę klientowi podstawowych produktów żywnościowych, w ilości nie budzącej wątpliwości przeznaczenia ich na cele spożywcze (a nie np. handlowe).
7. Bony będą realizowane w placówkach handlowych Wykonawcy położonych na terenie Gminy Miasto Krosno.
8. Zamawiający wymaga aby realizacja bonów żywnościowych odbywała się co najmniej w 4 placówkach handlowych Wykonawcy rozumianych jako sklepy położone na terenie Gminy Miasto Krosno.
9. Bony żywnościowe nie mogą podlegać wymianie na gotówkę i nie może być wydawana z nich reszta.
10. Szacunkowa wartość zamówienia to ok. 56 033,60 zł netto (pięćdziesiąt sześć  tysięcy trzydzieści trzy złote  60/100). Podana szacunkowa wartość zamówienia nie zobowiązuje Zamawiającego do realizacji zamówienia w pełnej wysokości. Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego za rzeczywiście wykonaną część umowy. Ostateczna cena za wykonanie przedmiotu umowy ustalona zostanie na podstawie faktycznej ilości zrealizowanych bonów żywnościowych. W przypadku nie zrealizowania przedmiotu umowy do wskazanej powyższe szacunkowej wartości zamówienia Wykonawcy nie przysługując wobec Zamawiającego żadne roszczenia z tego tytułu, w tym odszkodowawcze, zadośćuczynienie.

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Składanie ofert odbywa się za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640) osobiście lub za pośrednictwem posłańca lub ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego - Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie ul. Piastowska 58, 38 - 400 Krosno – w sekretariacie.
2. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty w postaci dokumentu elektronicznego.
3. Wykonawca powinien umieścić ofertę wraz z załącznikami w wewnętrznej (z adresem zwrotnym) i zewnętrznej (nie oznakowanej) zamkniętej kopercie z napisem:
   Oferta na „Zamówienie bony żywnościowe – nie otwierać przed  22 listopada 2023 r. godz. 10:00”.
4. Ofertę należy sporządzić czytelnie, w języku polskim, w oparciu o formularz ofertowy
   i cenowy – wzór załączniki nr 1 do zapytania ofertowego.
5. Oferta musi zawierać wszystkie informacje wskazane w formularzu oferty – wzór załącznik
   nr 1 do zapytania ofertowego.
6. W ofercie należy wskazać punkty handlowe (sklepy) wraz z podaniem danych adresowych, w których realizowany będzie przedmiot zamówienia.
7. Oferta oraz wszelkie dokumenty z nią składane powinny zostać podpisane przez Wykonawcę lub osobę należycie umocowaną do reprezentowania Wykonawcy, wraz z przedłożeniem pełnomocnictwa.
8. Do oferty Wykonawca załącza:
   
1. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z CEIDG; jeżeli uprawnienie osoby podpisującej ofertę do reprezentowania Wykonawcy nie wynika bezpośrednio z tego odpisu, dokument potwierdzający uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy, tj. oryginał lub notarialnie potwierdzoną kopię pełnomocnictwa dla tej osoby. Zamawiający również, przed podpisaniem umowy może zażądać do wglądu oryginał lub notarialnie potwierdzoną kopię pełnomocnictwa;
2. formularz oferty – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
3. zaparafowany projekt umowy - załącznik nr 2 do zapytania ofertowego;
4. oświadczenie wymagane od Wykonawcy w zakresie RODO – załącznik nr 3 – do zapytania ofertowego;
5. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia – załącznik nr 4 – do zapytania ofertowego.
9. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
10. Należy podać cenę brutto, która jest sumą za wszystkie artykuły wymienione w załączniku do formularza oferty, które stanowią listę produktów najczęściej kupowanych przez podopiecznych MOPR w Krośnie.
11. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zadania wynikające z przedmiotu zamówienia, np. podatek VAT, itp.
12. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca.

V. TERMIN ZŁOŻENIA I OTWARCIA OFERT

1. Termin składania ofert upływa dnia 22 listopada 2023 r. do godz. 9⁰⁰.
2. Do ofert przesłanych do Zamawiającego liczy się data i godzina dostarczenia oferty - dla zachowania terminu decydująca jest data wpływu oferty  do siedziby Zamawiającego, a nie nadania u operatora pocztowego.
3. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego - Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Krośnie pok. nr 48 dnia 22 listopada 2023 r. o godz. 10⁰⁰ w obecności osób uprawnionych do otwarcia ofert.
4. Oferty otrzymane po terminie wskazanym w ust. 4 nie podlegają ocenie.
5. Zamawiający poprawia w ofercie:
   1) oczywiste omyłki pisarskie,
   2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
   3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z Ogłoszeniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
   Jeżeli Wykonawca nie zgodzi się na poprawienie omyłki w ofercie w terminie 3 dni od otrzymania zawiadomienia, Zamawiający odrzuci ofertę.
   
6. Jeżeli Wykonawca nie złożył oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wzywa do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień zapytania ofertowego Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
7. Jeżeli Wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, Zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia zapytania ofertowego Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

VI. KRYTERIA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

Zamawiający dokona oceny ofert, które nie zostały odrzucone, na podstawie poniższego kryterium oceny i wyboru ofert.
Najkorzystniejszą ofertą będzie oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny brutto. Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Maksymalna ilość punktów, jakie może otrzymać oferta za dane kryterium
Cena brutto (C)          100% – 100 pkt

Oferta najtańsza otrzyma 100 punktów. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:

Cn/Cb x 100 x 100% = ilość punktów

gdzie:

Cn – najniższa cena oferty brutto przedmiotu zamówienia spośród ocenianych ofert,
Cb  – cena oferty brutto przedmiotu zamówienia oferty badanej,
100 – wskaźnik stały,
100% – procentowe znaczenie kryterium ceny oferty brutto przedmiotu zamówienia.

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku.
O wyborze oferty zdecyduje najwyższa ilość punktów za kryterium Cena (C).

VII. OPIS SPOSOBU POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej, tj. złożenie oferty w formie pisemnej pod rygorem nieważności wraz z wymaganymi załącznikami.
2. Wezwania, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą tylko drogą elektroniczną.
3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

VIII. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Realizacja zamówienia  nie może być powierzona podwykonawcy, osobom trzecim bez pisemnej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni, tj. do dnia 22 grudnia 2023r.
3. Odrzuceniu podlega oferta Wykonawcy w sytuacji, gdy Wykonawca w ofercie (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) wskaże mniej, niż 4 placówki handlowe (sklepy), w których mogą być realizowane bony żywnościowe stanowiące przedmiot zamówienia publicznego.
4. Zamawiający informuje, że przedmiotowe zaproszenie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji treści niniejszego zapytania ofertowego oraz prawo do unieważnienia lub odwołania niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia. Modyfikacja treści zapytania ofertowego nastąpi w taki sposób, w jaki nastąpiło jego przekazanie Wykonawcy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
6. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. W tym celu wykonawca powinien przesłać pytania na adres mailowy  poczta@moprkrosno.pl z powołaniem się na nazwę postępowania.
7. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty, w sposób inny niż określony w Zapytaniu ofertowym lub po terminie, spowoduje jej odrzucenie.
8. Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty i opłaty niezbędne dla realizacji zamówienia wynikające wprost z zapytania jak również w nim nie ujęte, a bez których nie można wykonać zamówienia zgodnie z zasadami wiedzy technicznej oraz należytą starannością wynikającą z profesjonalnego charakteru prowadzonej przez Wykonawcę działalności.
9. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa, zgodnie z projektem umowy, stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego zapytania ofertowego na każdym jego etapie, bez podania przyczyny, jak również udzielenia zamówienia w zmniejszonym zakresie ilościowym lub jakościowym.
11. Jeżeli informacje i dokumenty zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, należy wskazać, że nie mogą być one udostępniane.
12. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.
13. Jeżeli wybrani Wykonawcy będą uchylać się od podpisania umowy dotyczącej realizacji usługi, Zamawiający wybierze oferty najkorzystniejsze spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

IX. FORMALNOŚCI PO UDZIELENIU ZAMÓWIENIA

1. Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej, informację o udzieleniu zamówienia, podając nazwę albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę w sprawie zamówienia publicznego.
2. W razie nieudzielenia zamówienia Zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie internetowej, informację o nieudzieleniu zamówienia.

 X. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA:

1. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany będzie do podpisania umowy na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego.
2. Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie w zakresie:
   
   1. liczby osób dla których będą wydawane bony towarowe,
   2. wartości zamówienia w przypadku zmiany liczby osób dla których będą wydawane bony towarowe objęte przedmiotem zamówienia,
   3. zmian przepisów powszechnie obowiązujących, które mają wpływ na treść lub przedmiot umowy.
3. Zamawiający dopuszcza zmiany nieistotne postanowień zawartej umowy, rozumiane w ten sposób, że wiedza o ich wprowadzeniu do umowy na etapie postępowania o udzielenie zamówienia nie wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o to zamówienie czy też na wynik postępowania.
4. Warunkiem dokonania zmiany jest pisemne zawiadomienie z podaniem wystąpienia okoliczności.
5. Zmiany możliwe są wyłącznie w formie pisemnego aneksu do umowy pod rygorem nieważności.

XI. INFORMACJE PODAWANE W PRZYPADKU ZBIERANIA DANYCH OSOBOWYCH OD OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 w zw. z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanym dalej RODO informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Krośnie (MOPR Krosno) mający swoją siedzibę przy ul. Piastowskiej 58, 38-400 Krosno (nr telefonu kontaktowego 13 432 04 59, adres poczty elektronicznej email: poczta@moprkrosno.pl).
2. W Miejskim Ośrodku Pomocy Rodzinie w Krośnie wyznaczony został Inspektor Ochrony Danych z którym można skontaktować się pod adresem Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Krośnie, ulica Piastowska 58, 38-400 Krosno, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych lub adresem poczty elektronicznej na adres email: iod@moprkrosno.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o zasadę jawności postępowań określona w ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej ustawą Pzp;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane nie krócej niż przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z: obowiązującymi przepisami archiwalnymi - ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach prawa, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Posiada Pani/Pan: − na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; − na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych; − na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; − prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: − w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; − prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; − na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W trakcie oraz po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w przypadku gdy wykonanie obowiązku, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Formularz oferty – załącznik nr 1.
2. Projekt umowy - załącznik nr 2 - dot. wydawania i realizacji bonów żywnościowych.
3. Oświadczenie wymagane od Wykonawcy w zakresie RODO – załącznik nr3.
4. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia – załącznik nr 4.